שרותי ארכיב גניזה ואחסון מסמכים

כדי שתוכלו להתמקד בליבת הפעילות שלכם ללא דאגות וטרדות, עליכם לדעת כי המידע העסקי שלכם מאוחסן במקום שמור, בטוח וזמין. וכדי להגיע לכך בלי לבזבז זמן יקר, אנו מציעים לכם שירותי ארכיב מקיפים בשיטת One Stop Shop.

אריזה

בעת פניית לקוח ולאחר חתימה על הסכם, תתבצע הובלת התיבות למחסני הארכיב. ההובלה נעשית רק לאחר אריזת החומר בתיבות הארכיב. ניתן לבצע את האריזה באופן עצמאי או על ידי עובדי הארכיב. קלסרים ותיקים יונחו בתיבות בשכיבה על מנת שהתיבות יסגרו על ידי המכסה באופן חופשי. אי הקפדה על הוראה זו עלולה לגרור פעולת אריזה מחודשת של התיבות על ידי צוות הארכיב. ניתן לארוז עד 4 קלסרים גדולים בתיבה.

הובלה ואחסון

לאחר איסוף החומר, התיבות מובלות לארכיב. כאשר התיבות מגיעות לארכיב מתבצע תהליך קליטת התיבות.
הקפדה על תהליך ההקלדה הוא קריטי על מנת שהתיבה תוכנס במחלקה הנכונה וכן כל הפרטים הנחוצים בה יוקלדו. לכן כבר בעת אריזת החומר יש להקפיד על הרשומות וקטלוגם לשנים לצורך קבלת החלטות עתידיות לגבי ביעור תיבה או שליפה.

יש לוודא כי על גבי הקלסר המועבר לארכיון רשומים כל הפרטים המציינים את תכולתו על מנת להקל את הקלדת התיקים, ניתן אף להקליד עצמאית את תכולת התיקים במערכת האינטרנטית הייעודית ללקוחות החברה.

במידה והלקוח מקליד בעצמו, יש לוודא שעל גבי התיבה הודבקו מדבקות ברקוד תיבה.

שליפה

שליפה – בקשה באמצעות מערכת האינטרנט, תיקים ו\או תיבות הנדרשות לעיון הגנוזים בארכיב למשרד הלקוח על פי בקשתו.

שליפה רגילה– המצאת כל תיק ו\או תיבה הנדרשות לעיון הגנוזים בארכיב למשרד הלקוח על פי הזמנת לקוח באמצעות מערכת האינטרנטית, ומסירתה למחרת יום העסקים הסמוך ליום בו נעשה ההזמנה בתנאי שנתקבלה לא יאוחר מהשעה 14:45 ביום העסקים הקודם.

שליפה בסריקה– החברה מאפשרת ללקוחותיה שירות מיוחד של קבלת מסמכים מהתיק הנדרש בסריקה לתיבות המייל של הלקוח במקום להביא את כל התיק פיזית למשרד הלקוח – הלקוח יבצע דרישה של התיק במערכת האינטרנטית וילווה את הקשה במייל לשירות הלקוחות ובו ידגיש כי הוא מבקש את התיק בסריקה. (שירות זה מוגבל לדפים רגילים בגודל A4 ועד 10 עמודים)

שליפה דחופה- החברה מאפשרת ללקוחותיה שירות מיוחד הכולל שליפה דחופה למשרד הלקוח תוך 4 שעות מההזמנה בתוספת תשלום מיוחד.

כאשר מדובר בשליפה דחופה – יש לציין במפורש בכתב "שליפה דחופה" ובנוסף ללוות את הבקשה בשיחת טלפון למוקד שירות הלקוחות

שירות לקוחות

תהליך מסודר ומאורגן של שליחת התיקים אלינו יאפשר איתור מהיר של התיק בזמן דרישתו. לפיכך חשוב מאוד להקפיד על ביצוע הוראות האריזה ורישום התיקים\ הקלסרים בצורה הנכונה והברורה ביותר על מנת לייצר בסיס נתונים מדויק.

ניהול ארכיב הלקוח יתבצע במערכת האינטרנטית בכתובת הבאה:

קישור למערכת ניהול הארכיב

לצורך קבלת שם משתמש וסיסמא וכן הדרכת משתמש בנושא המערכת האינטרנטית יש לפנות למרכז שירות הלקוחות במייל: cs@archiv.co.il

או בטלפון: 03-9066000